Bedrijfsuitje en de werkkostenregeling (WKR) in 2026

Een bedrijfsuitje is voor de Belastingdienst loon van je medewerkers. Dat klinkt duur, maar meestal past het uitje in de werkkostenregeling (WKR). Dan betaal je er geen belasting over. Bij een uitje speelt daarnaast de btw een grotere rol dan bij een borrel. Wil je meteen je eigen uitje narekenen? Gebruik de rekenhulp.

1. De vrije ruimte in 2026

Met de WKR mag je een deel van je totale fiscale loon belastingvrij aan je personeel besteden: de vrije ruimte.

Wat je boven de vrije ruimte uitgeeft, belast de Belastingdienst met 80% eindheffing. Die betaalt de werkgever. Je kiest zelf of je het uitje in de vrije ruimte onderbrengt (als eindheffingsloon), uiterlijk op het moment van het uitje. Leg dat vast, bijvoorbeeld met een aparte grootboekrekening. Achteraf aanwijzen kan niet.

Voor 2027 staan er wijzigingen in de WKR in het Belastingplan 2027, zoals het afschaffen van de aparte vrijstelling voor personeelskorting. Die plannen zijn nog niet definitief. Deze gids gaat uit van 2026.

2. Hoe telt een bedrijfsuitje mee?

• Het uitje zelf is loon. Voor personeelsreizen en dergelijke telt de factuurwaarde inclusief btw.
• Eten tijdens het uitje in een restaurant of bij een aanbieder is ook loon, tegen het factuurbedrag inclusief btw. Er geldt geen normbedrag.
• Een kerstuitje of personeelsfeest bij een ander bedrijf volgt dezelfde regel: loon, dat je in de vrije ruimte kunt onderbrengen.
• Een personeelsfeest op de eigen werkplek werkt anders. Drankjes en hapjes die geen maaltijd vormen, waardeer je dan op nihil: ze tellen niet mee voor de vrije ruimte. Een maaltijd telt mee voor het normbedrag van €4,05.
• Een studiedag of heidag met een uitje erbij? Dan splits je de kosten. Het zakelijke deel (zoals een cursus of training) kan vrijgesteld zijn. Het ontspannende deel valt onder de regels voor het personeelsfeest.
• Het moet gebruikelijk zijn. Wat je in de vrije ruimte onderbrengt, mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Tot €2.400 per medewerker per jaar (alles bij elkaar) gaat de Belastingdienst ervan uit dat het gebruikelijk is. Dat bedrag geldt niet zonder meer voor stagiairs of voor medewerkers die minder verdienen dan het minimumloon. Een gewoon uitje zit daar ruim onder.

3. Btw op een bedrijfsuitje

Hier zit het grootste verschil met een borrel.

• Eten en drinken in de horeca (restaurant, café, of een cateraar in een ruimte die daarvoor speciaal is ingericht): de btw is niet aftrekbaar.
• De activiteit zelf (workshop, escape room, boottocht) is een personeelsvoorziening. Je mag de btw alleen aftrekken als alles wat je een medewerker dat jaar aan voorzieningen en geschenken geeft samen niet meer is dan €227 exclusief btw. Ga je erover, dan is de btw over al die uitgaven voor die medewerker niet aftrekbaar, niet alleen over het deel boven €227.
• Het kerstpakket telt voor die €227 ook mee. In een voorbeeld van de Belastingdienst krijgen medewerkers een kerstpakket van €75 en een uitje van €400 (beide exclusief btw). Bij die medewerkers is de btw op het uitje niet aftrekbaar.
• Telt het diner of ander eten en drinken ook mee voor de €227? Vraag dit je boekhouder.

4. Rekenvoorbeeld: uitje voor 40 medewerkers

Dit is een voorbeeld met aannames, geen berekening voor jouw situatie.

Aannames: 40 medewerkers, samen een fiscaal loon van €2.000.000 in 2026. Het uitje is een workshop van €50 per persoon inclusief btw (€41,32 plus €8,68 btw, bij 21%). Daarna volgt een diner van €40 per persoon inclusief btw in een restaurant.

Btw op de workshop. Stel dat elke medewerker dit jaar ook een kerstpakket van €100 exclusief btw krijgt. Per persoon is het totaal dan €41,32 + €100 = €141,32. Dat is onder de €227, ook als het diner zou meetellen. De btw op de workshop (40 × €8,68 = €347,20) is dan aftrekbaar. Is het kerstpakket €200, dan is het totaal €241,32. Dan is de btw op de workshop én op het kerstpakket niet aftrekbaar.

Vrije ruimte al vol? Dan betaal je 80% × €3.600 = €2.880 eindheffing.

Prijzen vergelijken? Zie wat een bedrijfsuitje kost, uitjes met eten erbij en de kerstuitjes per stad, bijvoorbeeld in Amsterdam of Rotterdam.

5. Klanten mee op het uitje?

Voor relaties is het uitje geen loon. De WKR geldt alleen voor je eigen personeel. Hun deel zijn zakelijke kosten, maar die zijn beperkt aftrekbaar (voedsel, drank, representatie, feestelijke bijeenkomsten en excursies):

• Bv of nv: het eerste deel is niet aftrekbaar. Dat deel is 0,4% van de loonsom, met een minimum van €5.700. Je kunt in plaats daarvan kiezen om 73,5% af te trekken.
• Eenmanszaak of vof: de eerste €5.700 is niet aftrekbaar. Je kunt in plaats daarvan kiezen om 80% af te trekken.

Welke kosten van jouw uitje precies onder deze beperkte aftrek vallen, vraag je je boekhouder.

6. Is een bedrijfsuitje of personeelsfeest aftrekbaar?

Of een bedrijfsuitje, personeelsfeest of bedrijfsborrel aftrekbaar is, hangt af van over welke belasting je het hebt. Houd er drie uit elkaar:

• Loonheffingen (de WKR). Hier gaat het niet om aftrek, maar om de vraag of je eindheffing betaalt. Past het uitje in de vrije ruimte, dan betaal je geen eindheffing. Daarboven betaal je 80% eindheffing. Zie de vrije ruimte en de rekenhulp.
• Btw. De btw op eten en drinken in de horeca trek je niet af. De btw op de activiteit wel, zolang je per medewerker onder de €227 exclusief btw per jaar blijft. Zie btw.
• Winstbelasting (inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting). De wet noemt kosten van voedsel, drank, representatie, feestelijke bijeenkomsten en excursies als beperkt aftrekbare kosten: de drempel van €5.700 (bij een bv 0,4% van de loonsom als dat hoger is), of in plaats daarvan 80% aftrek (eenmanszaak, vof) of 73,5% aftrek (bv, nv). Voor het deel van je klanten en relaties geldt die beperking; zie klanten mee op het uitje.

Hoe het zit met het deel van je eigen medewerkers, bijvoorbeeld als je het uitje als loon in de vrije ruimte onderbrengt, kunnen we niet met een officiële bron onderbouwen. De wet noemt alleen de soorten kosten, niet voor wie ze zijn. Een actuele regel van de Belastingdienst over het personeelsdeel hebben we niet gevonden. Vraag daarom je boekhouder hoe je dat deel aftrekt.

7. Wat je je boekhouder vraagt

1. Hoeveel vrije ruimte is er dit jaar nog over?
2. Wijzen we het uitje aan als eindheffingsloon, en hoe leggen we dat vast?
3. Hoeveel van de btw-drempel van €227 per medewerker is al gebruikt (kerstpakket, cadeaus), en telt het eten mee?
4. Heeft ons uitje een zakelijk deel (training, heidag) dat we apart moeten houden?
5. Gaan er relaties mee, en hoe verdelen we dan de kosten?
6. Hoe trekken we het deel van onze eigen medewerkers af voor de winstbelasting?

Kort samengevat

• Een bedrijfsuitje is loon, maar past meestal in de vrije ruimte: 2% tot €400.000 fiscaal loon, 1,18% daarboven (2026).
• Erboven betaal je 80% eindheffing.
• Het uitje telt mee tegen de factuurwaarde inclusief btw.
• De btw op eten en drinken in de horeca krijg je niet terug. Op de activiteit alleen als je per medewerker onder de €227 per jaar blijft.